予実管理とは？PLだけじゃダメ。KPIとToDoの予実管理が必要な理由。

2024.11.18

企業が持続的な成長を遂げ、目標を達成するためには、予実管理が不可欠です。多くの企業では損益計算書（PL）の管理に重きを置いていますが、それだけでは真の経営状態を把握することは困難です。PLは結果を示すものに過ぎず、その背後にあるプロセスや行動を理解することはできません。そこで重要になるのが、KPI（重要業績評価指標）とToDo（行動計画）の予実管理です。これらを組み合わせることで、企業は結果だけでなく、プロセス全体をコントロールし、より効果的な経営戦略を立てることが可能になります。

本記事では、予実管理の基本からKPIとToDoの重要性、そしてそれらを効果的に管理する方法について、具体的な事例を交えながら詳しく解説します。経営者やマネージャーの方々が、組織のパフォーマンスを最大化するためのヒントを提供します。

1. 予実管理の基本とは

予実管理の目的と重要性

予実管理とは、「予定」と「実績」を比較し、その差異を分析するプロセスです。企業が目標を達成するためには、計画を立てるだけでなく、その計画がどの程度実行されているか、また結果が計画とどれほど一致しているかを定期的に確認することが必要です。これにより、計画と実績のギャップを早期に発見し、必要な対策を講じることができます。

具体例：ある製造業の企業では、月初に生産計画を立てます。しかし、計画通りに生産が進まない場合、納期遅延や在庫過多といった問題が発生します。予実管理を行うことで、生産計画と実際の生産量の差異を把握し、生産プロセスの改善やリソースの再配分を迅速に行うことができます。

PL（損益計算書）管理の限界

多くの企業がPLを重視するのは、利益や損失といった経営の結果を直接示すからです。しかし、PLは過去の結果を示すものであり、その背後にあるプロセスや要因を詳しく分析することはできません。つまり、PLだけでは問題の原因を特定することが難しく、経営改善のための具体的な施策を立てることが困難です。

具体例：売上が前年よりも減少しているとPLで判明した場合、その原因が市場全体の縮小によるものなのか、自社の営業力の低下によるものなのかを判断することはできません。KPIやToDoの管理を行っていれば、営業活動の状況や市場の動向を把握し、適切な対策を講じることができます。

KPIとToDoの予実管理の必要性

KPIとToDoの予実管理を組み合わせることで、結果だけでなく、プロセスと行動を詳細に分析することが可能になります。これにより、問題の早期発見と迅速な対応が可能となり、経営の質を大幅に向上させることができます。

具体例：営業チームが新規顧客獲得数の目標を達成できていない場合、KPIでその達成度合いを確認し、ToDo管理で各営業担当者の行動計画を見直すことで、具体的な改善策を講じることができます。

2. KPI管理の重要性

KPIとは何か

KPI（Key Performance Indicator）とは、企業や組織が設定した目標の達成度を測定するための指標です。これらの指標は、戦略目標と直結しており、企業が成功するために何が重要かを明確に示します。KPIは、定量的なデータであるため、客観的な評価が可能です。

具体例：

  • 営業部門：新規顧客獲得数、契約成約率、平均受注額
  • マーケティング部門：ウェブサイトの訪問者数、リード獲得数、コンバージョン率
  • 製造部門：生産効率、不良品率、納期遵守率

KPI管理のメリット

  1. 目標への進捗を可視化：定期的にKPIをモニタリングすることで、目標達成に向けた進捗状況をリアルタイムで把握できます。これにより、計画の修正や戦略の見直しをタイムリーに行うことが可能です。
  2. 問題点の早期発見：KPIの変動を分析することで、問題が発生した際にすぐに気付くことができます。これにより、大きな問題に発展する前に対策を講じることができます。
  3. 戦略の効果測定：施策や戦略の効果を数値で評価できるため、次のアクションプランに活かせます。成功した戦略をさらに強化し、効果が低かった施策を改善することができます。

KPI予実管理の実践方法

KPI予実管理を効果的に行うためには、以下のポイントに注意します。

  • 適切なKPIの設定：組織の目標と一致し、測定可能であること。KPIが不適切だと、誤った方向に努力を集中してしまう可能性があります。
  • 定期的なモニタリング：日次、週次、月次など、適切な頻度でデータを収集・分析する。これにより、迅速な意思決定が可能になります。
  • フィードバックと改善：KPIの結果をもとに、業務プロセスや戦略を見直す。これにより、継続的な改善が可能となります。

具体例：新規顧客獲得数の目標が月10件の場合、月の中間時点で5件以下であれば、戦略の見直しや営業活動の強化が必要です。営業チームでのミーティングを行い、アプローチ方法やターゲット市場の再検討を行います。

KPI管理の課題と対策

  • データの信頼性：データ収集の方法やタイミングが適切でないと、信頼性の低いデータとなります。
  • 対策：データ収集プロセスを標準化し、正確なデータを得るためのシステムを導入します。自動化されたデータ収集ツールを使用することで、人為的なミスを減らすことができます。
  • KPIの多さ：KPIを多く設定しすぎると、焦点がぼやけてしまいます。
  • 対策：組織の戦略目標に直結する重要なKPIに絞り込みます。最大でも5～7つのKPIに集中することで、効果的な管理が可能です。
  • 従業員の理解不足：KPIの意義や目標が従業員に浸透していないと、効果的な活用ができません。
  • 対策：定期的な研修やミーティングを通じて、KPIの重要性を共有します。また、KPIが個々の業務にどのように関連しているかを明確に伝えます。

3. ToDo管理で行動を最適化

ToDo管理の意義

ToDo管理とは、個々のタスクや行動計画の進捗を管理する手法です。これにより、業務の抜け漏れや遅延を防ぎ、効率的な業務運営と目標達成への道筋を明確にすることができます。ToDo管理は、個人レベルからチーム、組織全体まで幅広く適用できます。

具体例：プロジェクトマネージャーが、プロジェクトの各タスクを詳細に洗い出し、担当者と期限を設定します。これにより、プロジェクト全体の進捗状況を把握しやすくなり、遅延のリスクを減らすことができます。

ToDo管理のメリット

  1. 業務の可視化：タスクが明確になることで、何をすべきかがはっきりします。これにより、優先順位の判断が容易になります。
  2. 進捗管理：タスクの進捗状況をリアルタイムで把握でき、遅延の早期発見が可能です。問題が発生した場合、迅速な対応ができます。
  3. 優先順位の設定：重要度や緊急度に応じてタスクを整理し、効率的に業務を進められます。これにより、生産性が向上します。
  4. チーム間の協力促進：タスクを共有することで、チーム内のコミュニケーションが活性化します。お互いの進捗状況を理解し、助け合うことができます。

ToDo予実管理の実践方法

  • タスクの明確化：タスクを具体的かつ明確に定義します。曖昧なタスクは誤解を生み、効率を低下させます。
  • 期限の設定：各タスクに対して、現実的な期限を設定します。期限がないと、タスクが後回しにされる傾向があります。
  • 担当者の割り当て：タスクに最適な人材を割り当てます。これにより、スムーズな進行が期待できます。
  • 進捗の記録と共有：タスクの進捗状況を定期的に記録し、関係者と共有します。これにより、チーム全体の透明性が高まります。

具体例：マーケティング部門で新しいキャンペーンを実施する際、以下のようなタスクを設定します。

  • キャンペーンコンセプトの策定（担当：Aさん、期限：5月10日）
  • 広告素材の作成（担当：Bさん、期限：5月15日）
  • メディアプランの立案（担当：Cさん、期限：5月12日）
  • キャンペーン開始（全員、期限：5月20日）

各タスクの進捗状況を週次ミーティングで確認し、遅れが生じている場合はリソースの再配分やスケジュールの調整を行います。

ToDo管理の課題と対策

  • タスクの過多：タスクが多すぎると管理が煩雑になり、重要なタスクが埋もれてしまいます。
  • 対策：タスクの優先順位を明確にし、重要度の低いタスクは後回しにするか、削除します。また、タスクの細分化を避け、適切な粒度で管理します。
  • 進捗報告の遅延：担当者からの報告が遅れると、全体の進捗把握が困難になります。
  • 対策：進捗報告の期限を設定し、報告方法を統一します。自動リマインダー機能を活用することも効果的です。
  • タスクの曖昧さ：タスクが曖昧だと、担当者が何をすべきか迷います。
  • 対策：SMART（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）の原則に基づいてタスクを設定します。

4. PLだけでは見えない問題点

PLの限界とその理由

PL（損益計算書）は、企業の財務状況を示す重要な書類ですが、以下のような限界があります。

  1. 結果のみを示す：PLは過去の財務結果を示すものであり、その結果に至るプロセスや原因を明らかにしません。これでは、具体的な改善策を立てることが難しくなります。
  2. タイムラグがある：PLは通常、月次や四半期ごとに作成されるため、リアルタイムの情報を提供しません。そのため、問題の発見が遅れる可能性があります。
  3. 詳細な内訳が不明：部門別やプロジェクト別の詳細な情報が不足しており、どの部分で問題が発生しているか特定しにくい。

具体例：PL上で利益が減少していることが分かっても、その原因が売上の減少なのか、コストの増加なのか、あるいはその両方なのかを即座に判断することは難しいです。また、どの製品やサービスが利益に貢献しているか、逆に足を引っ張っているかをPLだけで把握することは困難です。

プロセス上の問題点を見逃すリスク

PLだけの管理では、以下のリスクがあります。

  • 問題の早期発見が難しい：結果が出るまでに時間がかかるため、問題の発生を早期に察知できません。これにより、対策が後手に回る可能性があります。
  • 対策が後手に回る：問題が明らかになった時点で、すでに深刻な状況に陥っている可能性があります。早期の対策が難しくなります。
  • 原因の特定が困難：具体的な問題点やその原因を特定するために、追加の分析が必要になります。これには時間とコストがかかります。

具体例：製造業において、PLで製造コストが上昇していることが判明した場合、その原因が原材料費の高騰なのか、生産効率の低下なのか、設備の故障によるものなのかを特定するのに時間がかかります。KPIやToDoの管理を行っていれば、生産効率や設備稼働率の異常値を早期に発見でき、迅速な対応が可能です。

KPIとToDo管理による問題解決

KPIとToDoの予実管理を組み合わせることで、PLでは見えない問題点を早期に発見し、適切な対策を講じることができます。

具体例：

  • 営業部門：売上が減少している場合、KPIである新規顧客獲得数やリピート率を確認します。もし、新規顧客獲得数が目標に達していない場合、営業活動の見直しやマーケティング戦略の変更を検討します。
  • 製造部門：製造コストが増加している場合、KPIである不良品率や生産効率を確認します。不良品率が高い場合、製造プロセスの見直しや従業員のトレーニングを実施します。

事例：KPIとToDo管理による業績改善

ある小売業の企業では、PL上で売上が前年同月比で10%減少していることが判明しました。そこで、KPIとToDoの予実管理を活用して原因を調査しました。

  • KPIの分析：客数が減少していることが判明。特に、新規顧客の来店数が大幅に減少していました。
  • ToDoの確認：マーケティング部門で予定していたプロモーション活動が遅延しており、実施されていないことが分かりました。
  • 対策の実施：プロモーション活動の早期実施と、SNSを活用した新規顧客獲得キャンペーンを急遽開始しました。

結果、翌月には売上が回復し、前年同月比で5%増加しました。

5. KPIとToDoの予実管理が必要な理由

プロセスと結果の一体管理

KPIとToDoの予実管理を行うことで、プロセスと結果を一体的に管理できます。これにより、目標達成に向けた具体的な行動と、その成果を結びつけて分析することが可能です。

具体例：新製品の発売に向けて、開発チームのToDoリストとKPI（開発進捗率、テスト合格率など）を予実管理します。これにより、開発プロセスの遅延や品質問題を早期に発見し、発売スケジュールの調整や品質改善策を講じることができます。

早期対応と迅速な意思決定

予実管理により、問題の早期発見と迅速な意思決定が可能になります。リアルタイムでデータを把握できるため、状況に応じた柔軟な対応ができます。

具体例：営業部門で月中に目標未達が予想される場合、すぐに営業戦略を見直し、重点顧客へのアプローチやクロスセルの提案などの対策を実施できます。

リソースの最適配分

KPIとToDoの予実管理を行うことで、リソースの過不足を把握し、最適な配分が可能になります。これにより、無駄なコストを削減し、効率的な業務運営が実現します。

具体例：製造ラインで生産量が予定を上回っている場合、追加の人員配置や設備の増強を検討します。一方、予定を下回っている場合は、人員を他のラインに振り分けることで、生産効率を高めます。

チームのモチベーション向上

明確なKPIとToDoを設定し、予実管理を行うことで、従業員の目標意識とモチベーションが向上します。達成状況が可視化されることで、チーム全体での一体感も生まれます。

具体例：プロジェクトチームで週次の進捗報告を行い、KPIの達成状況を共有します。目標達成が近い場合は、チーム全体で喜びを共有し、未達の場合は改善策を話し合います。

組織全体のパフォーマンス向上

KPIとToDoの予実管理は、組織全体のパフォーマンス向上につながります。各部門やチームが自分たちの役割と目標を明確に理解し、連携して業務を進めることができます。

具体例：営業部門、マーケティング部門、製造部門がそれぞれのKPIとToDoを共有し、予実管理を行います。これにより、需要予測に基づいた生産計画や、効果的なプロモーション戦略の立案が可能になります。

6. 予実管理を効果的に行う方法

デジタルツールの活用

予実管理を効果的に行うためには、デジタルツールの活用がおすすめです。Excelや専用のプロジェクト管理ソフト、クラウドベースのSaaSなど、さまざまなツールがあります。これらを活用することで、データの一元管理やリアルタイムの情報共有が可能になります。

具体例：プロジェクト管理ツールを導入し、タスクの進捗状況やKPIの達成度を一目で確認できるダッシュボードを作成します。これにより、関係者全員が最新の情報を共有し、迅速な意思決定が可能になります。

定期的なレビューとフィードバック

予実管理は、定期的なレビューとフィードバックが重要です。日次、週次、月次など、適切な頻度でデータを確認し、必要に応じて計画の修正や対策の実施を行います。

具体例：毎週月曜日にチームミーティングを行い、先週のKPIとToDoの達成状況を確認します。達成できなかったタスクについては、原因を分析し、今週の計画に反映させます。

目標と指標の明確化

効果的な予実管理には、明確な目標と指標の設定が不可欠です。目標が曖昧であったり、測定不能な指標を使用していると、正確な予実管理ができません。

具体例：売上を「前年同月比10%増加」という具体的な数値で設定し、そのためのKPIとして「新規顧客獲得数月20件」「平均客単価5%向上」などを設定します。

コミュニケーションの活性化

予実管理を組織全体で効果的に行うためには、コミュニケーションの活性化が重要です。情報共有や意見交換を促進し、チーム内外での連携を強化します。

具体例：社内の情報共有ツールを活用し、各部門のKPIと進捗状況を公開します。また、クロスファンクショナルなプロジェクトチームを編成し、部門間の壁を越えた協力体制を構築します。

トレーニングと教育

従業員が予実管理の重要性と方法を理解していないと、効果的な運用は難しいです。トレーニングと教育を通じて、予実管理のスキルと知識を向上させます。

具体例：新入社員研修で予実管理の基本を教え、定期的なワークショップで最新のツールや方法論を学ぶ機会を提供します。

カルチャーの醸成

予実管理を定着させるためには、組織全体でその重要性を共有し、カルチャーとして根付かせることが必要です。上層部から現場まで、一貫した姿勢で取り組むことが求められます。

具体例：経営層が率先して予実管理を活用し、その効果を社内で共有します。成功事例を紹介し、予実管理が組織の成長に直結していることを示します。

7. ギャクサンが選ばれる理由

予実管理を効果的に行うためには、適切なツールの選択と活用が不可欠です。ここでおすすめするのが、中小企業向け経営管理SaaSのギャクサンです。

ギャクサンは、予実管理に必要な機能を一元化したプラットフォームを提供しています。KPIとToDoの管理が直感的に行え、リアルタイムでのデータ共有と分析が可能です。これにより、チーム内外でのコミュニケーションが円滑になり、迅速な意思決定をサポートします。

ギャクサンが選ばれる理由：

  • 使いやすさ：シンプルで直感的なユーザーインターフェースにより、専門知識がなくても簡単に操作できます。導入後すぐに活用できるため、時間とコストの節約になります。
  • カスタマイズ性：自社の業務プロセスに合わせて、KPIやToDoの項目を柔軟に設定できます。これにより、組織の特性やニーズに最適な管理が可能です。
  • リアルタイム分析：データがリアルタイムで更新されるため、最新の情報に基づいた意思決定が可能です。ダッシュボード機能で、重要な指標を一目で確認できます。
  • セキュリティ対策：高度なセキュリティ機能により、重要なデータを安全に管理できます。データのバックアップやアクセス権限の設定も容易です。
  • コストパフォーマンス：中小企業向けの価格設定でありながら、大企業向けの機能を備えています。初期費用を抑えつつ、効果的な予実管理を実現できます。

ギャクサンを導入することで、予実管理の効率化だけでなく、組織全体のパフォーマンス向上が期待できます。経営者から現場の従業員まで、全員が同じプラットフォームで情報を共有し、一体感を持って業務に取り組むことができます。

ギャクサンのサービス詳細はこちら

以上、予実管理とは何か、そしてPLだけではなくKPIとToDoの予実管理がなぜ必要なのかについて詳しく解説しました。現代のビジネス環境では、迅速な意思決定と柔軟な対応が求められます。そのためには、結果だけでなくプロセスも含めた全体的な管理が不可欠です。KPIとToDoの予実管理を取り入れることで、企業はより高度な経営戦略を実現し、持続的な成長を遂げることができます。

重要なポイントは次のとおりです：

  • PLだけの管理では不十分：結果のみを示すPLでは、問題の原因やプロセスが見えません。
  • KPIとToDoの予実管理が必要：プロセスと行動を管理することで、問題の早期発見と迅速な対応が可能になります。
  • デジタルツールの活用：効率的な予実管理には、適切なツールの活用が不可欠です。
  • 組織全体での取り組み：予実管理をカルチャーとして定着させることが、持続的な成功につながります。

ぜひ本記事を参考に、効果的な予実管理に取り組んでみてください。組織の目標達成と成長に大きく寄与することでしょう。

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